Nicole Stinbok præsenterede sin ide om 22 minutteres møder på Seattle Ignite 9 og 22 Minute Meeting gruppen på Facebook kan du finde på http://22MinuteMeeting.info. Jeg har her lavet en dansk oversættelse af posteren der oprindeligt kan findes her: http://www.22minutemeeting.info/22MinuteMeetingPoster.pdf
Den oprindeligt beskrivelse kan findes her: http://www.scottberkun.com/blog/2010/the-22-minute-meeting/ (frit oversat med lidt tilføjelser)
- Afsæt 22 minutter til et møde: Hvem har besluttede at et møde skal være 30 eller 60 minutter? Hvilke informationer er det baseret på? Ingen. 30 og 60 minutters møder giver ingen tid mellem møder, og antager i gennemsnittet af folk har brug for en time til at få løst tingene. Det er dog ikke alle møder det kan holdes på 22 minutter.
- Lav en dagsorden: I det heletagen er det godt at bare have en eller anden form for dagsorden til et møde . Og at skrive den op på et whiteboard eller printe den ud er langt bedere da alle så har muligheden for at følge med og se hvad mødet handler om.
- Send materiale der skal læses 3 dage før: Her skal vedkommende som organisere mødet være opmærksom på at få lavet materialet lille nok få folk også får det gjort. Et møde må ALDRIG tillade ”Okay lad os alle sammen læse det her sammen”. Bare fordi man ikke går i skole betyder det ikke at man aldrig mere skal lave lektiere (det heder at forberede sig).
- Start til tiden: Hvor tit sker det? Næsten aldrig. En del af problemet er at Outlook og alle kalendere programmer ikke har tid mellem møderne. 22 minutters møder giver massere af til at bevæge sig mellem møderne.
- Stå op: Mind alle om at målet ikke er at snakke om ligegyldige ting. At stå op under et møde er en metode som er meget brugt i Scrum (Scrum er en agile udviklingsmetode med fokus på projektledelse, som er meget udbredt i Danmark til software udvikling). Kom med din pointe eller forespørgsels eller hold mund. Når alle står op bliver diskussionerne ikke trukket ud.
- Ingen bærbar, ordstyre og referent er undtaget: Hvis man har 22 minutter til et møde hvor der skal komme konstruktive ting på broderet har du ikke brug for andet at lave. En person tager noter og en anden præsentere hvis der er nødvendig. (Studiere har vist at folk der multitasker tit og oftest er dem der er dårligst til det).
- Ingen mobiltelefoner, ingen undtagelser: Se nummer 6.
- Fokus! Sørg for ikke at tangere for meget væk fra dagsorden: Hvis der er en dagsorden, er der en der skal sikker sig at den også bliver overholdt, og den opgave er ordstyrens. At tangere er okay, bare gør det kort.
- Send notater og opgaver med det samme: Med et møde på 22 minutter, skal der være tid nok til at kunne sende notater og opgaver efter mødet.
